Už jste měli kontrolu ÚOOÚ ?
Ne? Raději se připravte.
Negativní zprávou je, že přijdou. Pozitivní zprávou je, že se ohlásí dopředu. Někdy i týdny. Kdo? Kontroloři ÚOOÚ - Úřadu na Ochranu Osobních Údajů.
Podle zákona na ochranu osobních údajů je provozovatel databáze povinen skartovat osobní údaje, pokud pomine důvod jejich držení.
V případě CK by to mělo být tak dlouho po návratu ze zájezdu, do kdy může CK ještě přijmout reklamaci, případně do doby, kterou podepsal zákazník souhlas s držením osobních údajů v rámci obecných obchodních podmínek CK. Po této době by měla CK ze svých databází jakýkoli osobní údaj odstranit.
Je to problém?
S Magic2G ne, máme řešení !
Protože je třeba pro vnitřní účely CK evidovat obchodní případ, platby a další detaily v systému pro archivní účely i v době po skartační povinnosti, odstranění osobních údajů provádíme tzv. „anonymizací“. V podstatě se jedná o přepsání osobních údajů písmeny X, takže již nelze danou osobu vyhledat či identifikovat.
V Magic2G jsou nově k dispozici funkce, které Vám anonymizaci provedou:
- automaticky - na základě splnění časového limitu z Vašich obecných obchodních podmínek, tyto skripty vytváříme individuálně
- ručně - anonymizaci spouštíte nad sadou záznamů nově zavedeným tlačítkem
Druhý případ je vhodný také pro splnění další povinnosti ze zákona a to případu, že o skartaci osobních údajů požádá sám zákazník. Na to má podle zákona právo.
Ze zákona je zde pokuta až 10 mil. Kč. Rozhodně se úřad nesnaží držet u horní hranice (rekordní pokuta je snad 3,6 mil. pro T-mobile v roce 2016), ale v rámci povoleného intervalu je každá pokuta dost nepříjemná.)
Zažili jsme podrobnou kontrolu ÚOOÚ u našeho zákazníka. Známe stres před jejich návštěvou a úlevu po jejich odchodu. Můžeme tak spolehlivě hodnotit, že výše uvedený mechanismus a sada technologicko organizačních směrnic úředníky kontroly uspokojí.
Naplňujete Vy nyní požadavky zákona na ochranu osobních údajů?
Chcete pomoci s interpretací a ověřením, že to děláte legálně?
Objednejte si konzultaci a představení funkcí ještě dnes, ZDE!
S radostí pro vás připravil: Tomáš Novosad, MagicWare